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Os procedimentos de comunicação tratam da operacionalização (execução) da Política de Comunicação Integrada. Devem estar em consonância com a Identidade Cultural e Alinhamento Estratégico (http://portal.de.ibge.gov.br/web/cps1/plano-estrategico-2012-2015), em que foram consolidadas as macrodiretrizes estratégicas que apontam os rumos para o efetivo cumprimento da missão institucional. Todos os gerentes, em seus diversos níveis, devem reconhecer o papel estratégico da comunicação na gestão do IBGE e estar comprometidos com o que preconiza esta Política de Comunicação Integrada.

4.1 Procedimentos gerais

4.1.1 Comportamento da direção

Garantir a implantação, manutenção, ampliação e agilidade dos fluxos de comunicação entre a Instituição, os servidores e a sociedade.

4.1.2 Comportamento gerencial

Os gestores, em seus mais diversos níveis, respondem pela qualidade e intensidade dos fluxos de comunicação na Instituição, e devem, portanto, participar ativamente da Política de Comunicação Integrada.

4.1.3 Comportamento dos servidores

Os servidores são elo importante na relação do IBGE com seus públicos de interesse e devem empenhar-se em consolidar a imagem institucional do IBGE. Espera-se que cada servidor, individualmente, busque manter-se informado pelos canais de comunicação da Instituição e atue como agente de disseminação das atividades do IBGE. Além disso, quando estiver representando o IBGE, inclusive falando para a mídia, o servidor deve dar declarações alinhadas com as diretrizes da Instituição.

4.2 Procedimentos específicos

4.2.1 Comunicação interna: A relação entre a direção do IBGE, o quadro gerencial e os servidores é vital para uma comunicação ágil e eficiente. Essa relação deve ser caracterizada pela transparência e respeito.

  • A implementação dessa visão pressupõe a reavaliação ou criação de práticas e canais, visando à circulação de informações, motivação dos servidores e internalização da missão, da cultura e dos objetivos estratégicos do IBGE;
  • Os gestores devem fornecer informações com agilidade e garantir sua livre circulação. Isso é fundamental para um bom ambiente profissional, para a participação e para o comprometimento com o trabalho e a imagem da Instituição; e
  • Todos os atos, decisões e deliberações da administração e de interesse de seus públicos devem ser imediatamente comunicados aos servidores através dos veículos de comunicação interna, sobretudo, a partir de 2015, na intranet, e também por possíveis encontros formais e informais entre chefias e subordinados.

4.2.2 Comunicação externa: A relação entre o IBGE e os diversos públicos externos é uma questão primordial. Numa sociedade democrática, é fundamental o relacionamento com o governo (Executivo, Judiciário e Legislativo, nas esferas federal, estadual e municipal), com a comunidade acadêmica, com as instituições de pesquisa nacionais e internacionais, com a mídia e com a sociedade.

  • A disseminação deve ser realizada de forma ampla, com formato, mídia e linguagem adequados aos diferentes públicos;
  • Todo produto ou publicação com estudos e/ou pesquisas do IBGE deve ser divulgado através de comunicado para a mídia;
  • A busca de parcerias deve ser estimulada, para apoiar as ações de comunicação com os diferentes públicos e dar maior visibilidade ao IBGE;
  • Toda comunicação visual do IBGE deve obrigatoriamente cumprir as normas previstas no manual de identidade visual. Isso inclui, por exemplo, publicações, peças de divulgação e materiais promocionais (ver item 6 - Regulamentação);
  • As áreas de atendimento ao público, inclusive as das Unidades Estaduais, devem manter-se atualizadas em relação aos dados gerais do IBGE. Também devem estar capacitadas para o atendimento rápido de busca de informações (portal, banco de dados, publicações, etc.);
  • O atendimento à mídia deve ser feito sem escala de prioridade ou importância em termos de veículos e jornalistas, de modo que qualquer órgão de comunicação (local ou nacional) ou jornalista mereça o mesmo atendimento e empenho por parte dos técnicos da Sede e das Unidades Estaduais;
  • Na divulgação, para a mídia, das pesquisas estruturais e especiais e dos produtos de geociências (exceto as pesquisas conjunturais), deve ser realizado um embargo com os jornalistas que trabalham escrevendo regularmente para os veículos de comunicação (jornais, rádios, agências de notícias e revistas). A prática do embargo consiste em antecipar para os veículos de comunicação o material, com o mesmo período de antecedência que estabelece a portaria no 15 (publicada no DOU em 28 de janeiro de 2005), e com o compromisso de os jornalistas só o divulgarem em data e horário estabelecidos pelo IBGE. Em alguns casos também deve ser realizada uma reunião de embargo com os jornalistas, na qual os pesquisadores esclarecem o signifi cado das informações, analisam os resultados e orientam as reportagens. Essa prática respeita as diretrizes e, no caso específi co do IBGE, contribui fortemente para que a Instituição fortaleça sua credibilidade e amplie a disseminação de seus produtos;
  • Os procedimentos referentes às divulgações das pesquisas conjunturais e estruturais do IBGE seguem as determinações publicadas em portarias do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, como apresentado no tópico Regulamentação; e
  • As Unidades Estaduais devem estar preparadas (com profi ssionais e instalações adequadas) para uma relação proativa com os diversos públicos, de acordo com a orientação das áreas de comunicação do IBGE. Cabe também a esta área acompanhar e avaliar a publicação, na mídia, do material relativo ao IBGE (releases, entrevistas, reportagens, notas, etc.).

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